Hacia una cultura corporativa de la optimización de costes

El éxito de cualquier organización se construye sobre fundamentos financieros. Aumentar los ingresos es parte de la ecuación, pero encontrar ahorros es otra vía para mejorar los rendimientos. Ésta es la razón por la cual la optimización de costes -incluido el baremo de precios y los costes tanto de estructura como de desarrollo- es un reto para cualquier empresa o institución, independientemente de su sector y el mercado en el que se muevan. La recesión y el largo camino hacia la recuperación también han añadido presión tanto a las empresas como a las organizaciones públicas y privadas a la hora de recortar gastos en cada una de las categorías de su negocio.

El Barómetro de Gestión de Costes, un estudio sobre gestión de gastos anual y entre compañías europeas que lleva a cabo Expense Reduction Analysts y la EBS Business School define la Cultura Corporativa como uno de los cinco factores de éxito en gestión de coste, combinados con Organización, Estrategia, Información y Herramientas. La llave maestra de esa “Cultura” incluye cuestiones como la motivación de todas las partes implicadas en la gestión de costes, la actitud de la compañía respecto a la comunicación interna, el alcance de la participación de los directivos seniors en la gestión de costes, la responsabilidad individual de los empleados en su comportamiento respecto al gasto, la competencia del personal en gestión de costes, así como sus oportunidades individuales para recibir formación.

 

Predicar con el ejemplo y comunicarlo

Los esfuerzos para reducir costes de forma exitosa y sostenible deben conducirnos a integrar la filosofía de la gestión del gasto en la cultura de la compañía. Esto es más que un cambio anual de los objetivos presupuestarios. Si los grandes ahorros y la negociación son responsabilidad de los altos ejecutivos, los medios y los pequeños lo son de cada una de las personas de la compañía. La comunicación es una herramienta esencial para implementar la cultura de la reducción de costes, inspirada y conducida por la dirección. Compartir la información sobre reducción de costes entre toda la organización y unir ese conocimiento a la estrategia corporativa debería ser el primer paso para reducir costes.

Explicar el valor de ahorrar dinero como equivalente a ingresos que se añaden al resultado final puede ayudar a los empleados a entender las medidas para reducir costes con una perspectiva más amplia. Por ejemplo, si los miembros del personal entienden que el ahorro de un millón de euros es igual a 5-10 millones de euros en ventas, seguramente serán más proclives a encontrar posibilidades para reducir costes. Los empleados deberían entender que el coste cero o zona de ahorro debe ser considerada “sagrada” y no deben pasarse por alto. Por ejemplo, si los documentos siempre son enviados a los clientes mediante transporte aéreo de 24 horas, se puede tener en cuenta envíos de 48 horas, transporte terrestre o sin limitación de tiempo que pueden traducirse en ahorro. La esencia es que ninguna oportunidad debe ser rechazada por pequeña que sea: cada persona de la compañía debe fijar en su mente la idea de la reducción de costes.

 

Conocer las pautas de gasto

¿Dónde se va el dinero? Los gastos generales deberían ser agrupados y analizados para generar una imagen bien definida de las pautas de gasto. Este análisis, que habitualmente no se realiza debido a la falta de tiempo y de recursos, puede descubrir posibilidades de ahorro que se nos habían pasado por alto. Los errores pueden salir caros cuando no se aplican los descuentos, hay equivocaciones en la facturación o los mismos productos y servicios son contratados de forma separada por diferentes departamentos. Una revisión de los gastos puede descubrirnos también otras imprecisiones como gastos innecesarios o acumulación de stocks.

 

Reconocer las necesidades genuinas y las pautas de consumo

Conocer las pautas de gastos (identificando qué se compra y qué se utiliza en la compañía) puede mostrar las fortalezas y las debilidades en el momento actual. Esto hace posible agrupar demandas de diferentes servicios y lugares para equilibrar el poder de compra y conseguir mejores precios. Este análisis también puede sacar a la luz si los recursos proporcionados a los empleados (tecnología de la información, telecomunicaciones, equipamiento, etc…) están siendo utilizados de forma adecuada y en todo su potencial. Al examinar los datos de gasto -así como los procesos y las políticas- puede ayudar a los líderes de la empresa a redefinir y redirigir la cultura del gasto, así como a mejorar la eficiencia. Es esencial reconsiderar la relación con los proveedores: ¿Nos están abasteciendo con la información correcta? ¿Las licitaciones son suficientemente detalladas y precisas para ofrecer los mejores e idóneos productos, servicios y precios?

 

Establecer precios de referencia y objetivos

Una vez están identificadas las pautas de gasto, definir los precios de referencia es el siguiente paso. El Benchmarking, una herramienta de mejora de calidad, marca la diferencia entre las prácticas de unas organizaciones y otras. Su objetivo es identificar standards o “buenas prácticas” para aplicarlas en acciones de mejora mesurables. Los resultados de un análisis de Benchmarking deberían conducirnos a convertir en realidad los metas de ahorro marcadas. ¿Son los objetivos realistas y alcanzables?

 

Monitorización de resultados

Los logros necesitarán ser monitorizados a lo largo del tiempo para

documentar los ahorros reales, para adaptarse a los cambios y nuevas demandas y para asegurar que cualquiera de los términos y condiciones negociadas se está aplicando.

Un programa de gestión de costes efectivo y sostenible, así como una mentalización a escala de toda la organización requiere una mirada estratégica, combinada con una filosofía del ahorro bien radicada en la cultura de la compañía. El compromiso del empleado, un análisis de las pautas de gasto y consumo, la monitorización de resultados y los esfuerzos para incentivar al personal son factores significativos para alcanzar ahorros.

DESCARGUE AQUÍ NUESTRO BARÓMETRO DE GESTIÓN DE COSTES 2016

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