Los recientes cambios económicos a nivel global han dado paso a una era caracterizada por turbulencias sin precedentes. Este aumento de la incertidumbre puede obstaculizar considerablemente el crecimiento económico. Superar estos periodos tumultuosos puede resultar abrumador, sobre todo cuando hay que hacer frente a los retos que plantea la inflación. Estamos viendo cómo los clientes del sector sanitario aprovechan la oportunidad para perfeccionar y optimizar sus organizaciones.

Cuando hablamos de los efectos de la inflación en el sector sanitario, entran en juego varios factores, como el aumento de los costes de los suministros médicos, los salarios de losprofesionales sanitarios y los costes operativos. En el ámbito de las adquisiciones, el gasto a la cola se refiere al gasto de menor valor, a menudo fuera de contrato, que puede no gestionarse activamente o pasar desapercibido debido a su naturaleza fragmentada. Analicemos cómo puede afectar la inflación a los gastos de cola en el sector sanitario.

En primer lugar, ¿qué es “Tail Spend”?

¿Conoce su organización el concepto “tail spend”? Aunque no lo conozca, todo el mundo lo tiene. En pocas palabras, se refiere a aproximadamente al 20% de las transacciones de compras no esenciales que en gran medida no se gestionan, normalmente debido a un gran volumen de proveedores y a los limitados recursos internos. La mejor manera de ilustrar los gastos de cola es a través del Principio de Pareto, según el cual el 80% de los gastos de una organización se gestiona estratégicamente con el 20% de los proveedores. Este 80% de los gastos suele incluir el coste de los bienes, las herramientas y otros gastos de capital, los seguros, la ocupación y los servicios públicos. Por el contrario, el 20% de los gastos, o “tail spend” se realizan con el 80% de los proveedores. En este 20% se incluyen miles de SKU de consumibles operativos (MRO, PPE, embalaje, suministros de envío y almacén,
suministros de conserjería y saneamiento, gases industriales), logística por múltiples modos, circuitos y servicios de telecomunicaciones y otros servicios como residuos, uniformes y procesamiento de nóminas. Hay que tener en cuenta, además, que el coste de procesar y pagar las facturas de estas compras supera a menudo el valor de los bienes o servicios recibidos. Este segmento del gasto no sólo es difícil de gestionar eficazmente, sino
también de conseguir los mejores precios del sector con los proveedores que más se ajusten a sus necesidades. El gasto de 9,4 millones de euros comprende envases, seguros, tecnologías de la información, logística, telecomunicaciones, servicios de uniformes y residuos, material de oficina, marketing, etc.

En determinadas categorías de gasto suele haber ahorros del 10-40% o más. Estos ahorros potenciales suelen pasarse por alto debido a una baja expectativa de rentabilidad, la falta de visibilidad y de recursos internos, y de datos de referencia. Los directivos y los responsables de compras deben cambiar su forma de ver este tipo de gastos. La principal razón que aducen muchos líderes ejecutivos para no gestionar el “tail spend” (demasiado costosos desde el punto de vista de los procesos) es la razón por la que no deben ignorarlos (demasiado costosos desde el punto de vista empresarial).

¿Cuál es el primer paso para abordar el “Tail Spend”?

¿Ha trazado un gráfico de los gastos de su empresa como el que se muestra a continuación? Sus gastos pueden evaluarse por proveedor o por categoría de gasto. Sin embargo, es una buena regla general hacer ambas cosas, ya
que proporciona un perfil convincente e identifica posibles oportunidades de reducción. Si se contempla una iniciativa interna de reducción de gastos, éste debe ser el primer paso. La mejora no puede medirse sin un punto de partida.

Un director general o un director financiero que consulte los datos de gastos de un período contable histórico en este formato puede obtener información valiosa. En lugar de las típicas partidas como materiales, procesamiento externo, mano de obra, embalaje, suministros de tienda, etc., este modelo de informe ofrece una visión mucho más detallada de los gastos por categoría de gasto, así como de la composición de los proveedores.
Si se profundiza más en una categoría, se puede obtener un conocimiento aún mayor. Como resultado, su organización será capaz de acortar metódicamente la cola, aprovechar su poder de compra disipado, obtener
visibilidad de sus gastos y crear métricas para medir los objetivos futuros implementados frente al status quo actual.

Conozca 6 razones por las que “Tail Spend” es difícil de gestionar aquí